Koncem roku 2006 jsme na stránkách Gorinfa přinesli případovou studii o systému pohledávek a využití SIPO na MěÚ Šumperk. Tento systém byl nasazen v rámci České republiky jako pilotní a jedinečný. Občanům umožnil snížit poplatky za platby vůči městu a radnici zase přinesl radikální možnosti zefektivnění výběru pohledávek i jejich vymáhání. Za úspěšný projekt Šumperk získal cenu „Chytrý úřad“. Také počátkem letošního roku byla práce úřadu oceněna, a to dokonce dvakrát. Více už nám prozradil tajemník MěÚ PaedDr. Petr Holub.
Pane tajemníku, letos v únoru se Šumperku v rámci Národní konference kvality v Olomouci dostalo ocenění v oblasti kvality služeb poskytovaných občanům. O co se konkrétně jednalo?
Spolu s dalšími 12 úřady měst a obcí z celé republiky jsme od náměstka ministerstva vnitra Zdeňka Zajíčka získali resortní cenu Ministerstva vnitra „Organizace dobré veřejné správy za rok 2008“. Cena byla udělena za implementaci modelu Společného hodnotícího rámce – CAF, který umožňuje sledovat a hodnotit vývoj kvality služeb pro občany a nastavovat parametry dalšího zlepšování. Tuto sebehodnotící metodu zvyšování kvality služeb náš úřad používá již od roku 2006. Po úspěchu v roce 2007, kdy úřad získal Národní cenu České republiky – Ocenění za zapojení organizace ve veřejném sektoru za aplikaci metody CAF, je to další uznání kvality práce úřadu.
Já vím, že Šumperk v Olomouci získal ještě jednu cenu, a ta už s informatikou souvisí bezprostředněji…
Pavel Kouřil, vedoucí oddělení informatiky kanceláře tajemníka MěÚ Šumperk, převzal na konferenci od krajského hejtmana Martina Tesaříka a vrchního ředitele Sekce veřejné správy Ministerstva vnitra Roberta Ledvinky Cenu za inovaci projektu „Systém pohledávek a využití SIPO“. Šumperk cenu získal v konkurenci 35 projektů díky „významnému přínosu snížení administrativy a finanční náročnosti celého procesu výběru poplatků od občanů a úspěšné implementace v jiných městech a obcích“. Ve prospěch našeho projektu hovořily konkrétní dosažené výsledky: v roce 2006 bylo pro úřad SIPO až 3x levnější než zasílání složenek a pro občana je platba SIPEM až 20x levnější než složenkou. V roce 2008 a 2009 je již platba občana SIPEM až 4,5x levnější než zasílání složenek a až 22x levnější než složenkou pro občana.
Dalo by se říct, že nový jednotný informační systém byl předpokladem realizace tolik oceňovaného projektu? Jak jste dnes spokojený s fungováním informačního systému GINIS® v Šumperku?
Implementace a možnosti systému a projekt řešení pohledávek spolu bezprostředně souvisely. Systém GINIS® byl implementován během 2 let (2005-2006) a přizpůsoben našim individuálním požadavkům. Dne řeší více než 80% agend úřadu a myslím, že mohu po několikaleté zkušenosti s jeho fungováním i podporou, kterou nám poskytují vaši obchodní a servisní pracovníci z Mohelnice, vyjádřit spokojenost. Informační systém průběžně doplňujeme tak, jak se vyvíjely potřeby našeho úřadu.
Mohl byste uvést nějaký příklad?
Například v loňském roce došlo k rozšíření nasazení modulu SML (Evidence smluv) – kromě finančního také na majetkoprávní odbor. Aplikace jsme použili ke sjednocení a zpřesnění evidence veškerých smluv evidovaných na tomto odboru. Smlouvy byly převeden z původního systému včetně jejich elektronických obrazů rozlišeny podle požadavku odboru na jednotlivé typy. Ale nejedná se vždy jen o software od Gordicu. Tam, kde je výhodné vlastní softwarové řešení, nebo produkt třetí strany, řešíme napojení na ekonomiku pomocí webových služeb GINIS®. Takto jsme například náš systém doplnili modulem Automaty. Na trhu neexistovala aplikace, která by splňovala naše požadavky, a tak byl modul naprogramován naším vlastním pracovníkem. Pomocí webových služeb jsme ho napojili na ekonomický systém GINIS®, přičemž jsme využili také metodickou podporu GORDIC® VARu ASI Mohelnice.
To ale tuším nebyl jediný případ využití webových služeb…
Máte pravdu, on-line propojení jsme realizovali také mezi systémem GINIS® a systémem pro správu bytů firmy Starlit. Definice požadavků na kvalitu a funkčnost systému vznikla na odboru ekonomiky, informatiky a správy bytů. OD 1. září 2008 byla spuštěna vazba obou systémů na bázi webových služeb. Řekl bych, že se nám podařilo zrealizovat projekt, který zajistil kvalitní funkčnost a metodiku správy bytů se zachováním automatizovaných procesů IS GINIS®.
Co mě zaujalo, je fakt, že jste už dali sbohem manuálním inventurám majetku. Z vlastní zkušenosti vím, jak je to věc nepříjemná a zdlouhavá…
Ano, to je a také při ní dochází často k chybám. Město Šumperk má více jak 13 tisíc karet majetku a tak jsme koncem roku 2006 možnost inventarizovat majetek pomocí čtečky čárových kódů přivítali. Teď už inventarizace probíhá elektronickou cestou, není tedy potřeba potiskovat stohy papíru sestavami. V terénu stačí již pouze snímat čárový kód jednotlivých předmětů, čtečka již všechno ostatní řídí sama. V kterémkoliv čase inventury lze vždy zjistit aktuální stav inventarizace, tedy například to, které předměty ještě nebyly kontrolovány, které v místnosti chybí apod. Po přenesení dat inventury z čtečky do počítače se pomocí funkce porovnání vytisknou rozdíly přírůstků, úbytků a změny v umístění. Jsou-li změny v umístění odsouhlaseny, lze je automatizovaně hromadně změnit.
Tomáš Kopečný, Gorinfo