O firmě | Kontakty | Povedlo se | Kariéra | Podpora | Youtube

× Facebook Sledujte nás na Facebooku Vyplatí se to ;-)

Úvodní stranaČlánky › Konec vyřizování dokumentů pod stejným číslem jednacím

Konec vyřizování dokumentů pod stejným číslem jednacím

Zveřejněno: 24.07.2019

UPDATE dle metodiky GORDIC:

Staré dokumenty není potřeba opravovat a vkládat do spisu, takto pořízené a vyřízené dokumenty jsou dle výkladu legislativy firmou GORDIC správně. Jedná se tedy o pořizování a vyřizování pouze u nových dokumentů.

 

Národní archiv vydal 26. 6. informační list, ve kterém v bodě 12/2019 poskytl následující informaci:

 

K problematice dokumentů vyřizovaných pod stejným číslem jednacím dle § 11 odst. 3 vyhlášky 259/2012 Sb. v eSSL

 

Z tradičních důvodů aplikovaných u výkonu spisové služby v listinné podobě obsahuje Vyhláška anomálii, která umožňuje nejen vyřídit dokument pod stejným číslem jednacím, ale dotčený jeden vyřizující dokument „připojit“ k vyřizovanému: „Pokud veřejnoprávní původce k jednomu doručenému dokumentu vyhotovuje jeden vyřizující dokument, může ho připojit k doručenému dokumentu a označit ho stejným číslem jednacím nebo stejným evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů jako doručený dokument.“ Toto řešení považuje Národní archiv za zcela nevhodné v případě výkonu spisové služby v eSSL. Dále je třeba upozornit na to, že i zmíněné dva dokumenty (doručený a vyřizující) tvoří spis, což jasně vyplývá z jeho definice (§ 65 odst. 1 Zákona): „...se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis.“

Pokud už bylo v některých eSSL použito vyřízení podle § 11 odst. 3 Vyhlášky, je nezbytné při tvorbě SIP dodržet následující:

1) V žádném případě nesmí být dokumenty zpracovávány jako samostatné (vyhláškou vyžadovaná vazba zanikne – např. případ, kdy jsou pro jejich propojení použity volné křížové odkazy).

2) Dvojice dokumentů tvoří spis, který musí mít v SIP vyplněna příslušná metadata; většinu z nich lze odvodit z doručeného a z vyřizujícího dokumentu. Spisová značka odpovídá číslu jednacímu vyřizovaných dokumentů.

3) Oba dokumenty jsou do SIP vloženy jako v případě jiných dokumentů ve spisu.

4) Tentýž postup se použije tehdy, když v eSSL nebyl chybně vytvořen spis, ale dokumenty jsou propojeny (pevným křížovým odkazem).

Pro účely skartačního řízení tedy vyplývá, že pro dokumenty vyřízené druhým dokumentem pod stejným číslem jednacím, vzniklé po 1. 8. 2012, bude nutné vytvořit spis na základě těchto dokumentů, aby bylo možné správně vygenerovat SIP balíčky a provést elektronické skartační řízení.

Aby do budoucna nedocházelo ke komplikacím ohledně tohoto způsobu vyřízení, můžeme na základě Vašeho požadavku tuto ač legální, nicméně z pohledu skartace komplikovanou možnost vyřízení dokumentu v systému GINIS zneaktivnit.

Pro více informací se nám ozvěte na asi@asi.cz nebo na tel. čísle 583 430 311.

Přílohy:

infolist_201904.pdf [663.69 KB]

Autor:

Jakub Jeřábek

Specialista IT a informačního systému GINIS standard