O firmě | Kontakty | Společenská odpovědnost | Kariéra | Podpora | Fotogalerie

Úvodní stranaČlánky › Skenovací linka Gordic s vazbou na G-Scan

Skenovací linka Gordic s vazbou na G-Scan

Zveřejněno: 23.10.2013

Skenovací linka slouží k digitalizaci analogových dokumentů dokumentů, které úřad přijímá prostřednictvím poštovních služeb nebo na základě osobního podání. Částečná automatizace přiřazení el. obrazů k dokumentům evidovaným ve spisové službě. Což je hlavní a důležitý rozdíl oproti běžnému skenování došlých dokumentů, tím i velká časová úspora pro referenty provádějící příjem a evidenci dokumentů.

Zjednodušení procesu skenování reaguje na legislativní změny od 1.7.2012, na vyhlášku č.259/2012 Sb. a zákon č.499/2012 Sb.

259/2012 Sb., Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, a to výpis textu :

§ 4

(2)  Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě…….

 
Skenovací linka je tvořena několika na sebe navazujícími procesy:

  • Nalepení PID (štítek s čárovým kódem) a registrace dokumentu v GINIS POD (USU)
  • Naskenování na HW zařízení (dokumentový skener)
  • Zpracování výstupu skeneru na speciálním softwarovým nástrojem GSCAN
  • Načtení výstupu z GSCAN pomocí GINIS MAS služby do elektronické karty dokumentu

 

Mezi hlavní výhody používání skenovací linky patří:

- Snadné vyhledávání

Dokumenty převedené do elektronické podoby jsou prakticky nezničitelné, přehledné a především okamžitě vyhledatelné. Dokument můžete okamžitě vyhledat pomocí mnoha kritérií a jejich kombinací, např. data, lokality, hlavních hesel, typu dokumentu (faktura, dodací list, smlouva apod.), osoby, která se na dokumentu podílela, výše částky na faktuře apod.

- Úspora místa a financí

Digitální archív zabere fyzicky minimum místa – na jedno DVD se vejde zhruba 200 šanonů. Ušetříte tak mimo jiné i mnoho místa (cca.40%) ve Vašem stávajícím papírovém archívu díky následnému uložení do archivačních krabic. Odpadá nutnost pořizovat stále nové šanony, skříně a regály na uskladnění. Prostory určené pro archív můžete využít pro jiné účely. Archivací elektronických dokumentů a likvidací původních papírových můžete docílit téměř nulových nákladů na jejich uložení.

- Sdílení dokumentů a jejich dostupnost

Elektronické dokumenty je možné sdílet s ostatními oprávněnými uživateli bez nutnosti neustálého kopírování. S každým dokumentem může pracovat podle administrace přístupu libovolný počet uživatelů současně. Velkým přínosem je i vzdálený přístup, umožňující práci s dokumenty přes internet, může být tedy kdekoliv mimo kancelář, kde je připojení k internetu a počítač. Digitalizované dokumenty máte stále k dispozici, aniž byste museli někam chodit.

- Úspora času

Díky velmi efektivnímu vyhledávání a přehlednosti odpadá zbytečné hledání dokumentů v nepřehledném archívu, který i když je v dobrém stavu, není tak dobře přehledný jako archív digitální. Jakýkoliv dokument máte k dispozici okamžitě ve Vašem počítači, stačí párkrát kliknout myší. S využitím informačního systému je možné některé procesy automatizovat, což dále výrazně redukuje čas potřebný na práci s dokumenty. To vše znamená výraznou redukci času jinak zbytečně vynakládaného na hledání a přenášení písemností.

- Jednoduché a levné zálohování a řízený přístup k datům

Digitální archív lze velmi jednoduše zálohovat. Data můžete mít zálohovaná na dobře zabezpečeném místě, jejich kopírování provedete s nulovými náklady. Při práci s elektronickými dokumenty může být originál uložený v zabezpečeném serveru a vy pracujete pouze s jeho vypůjčenou virtuální kopií, díky tomu ho ani nemůžete poškodit, smazat, či zapomenout vrátit. Dále je možné zamezit neoprávněnému prohlížení či změnám na základě udělených oprávnění. Velmi snadno je možné kontrolovat i jednotlivé přístupy či úpravy v historii.

- Kvalita dat neklesá s časem

Papírové dokumenty staršího data mohou být svým stářím opotřebené, špatně čitelné či jinak poškozené. Po naskenování lze s využitím speciálního softwaru dosáhnout lepších optických vlastností vyčištěním obrazu, zaostřením na text apod.

Samozřejmě toto řešení máme odzkoušeno a máme v ostrém provozu, například na MěÚ v Šumperku. (viz. foto)

 

Fotky:

Autor:

Mgr. Jaromír Filip

Spisová služba, ECDL

Univerzální lektor schopný jedním dechem fundovaně vysvětlit vše od Spisové služby (SSD, SSL) a její metodiky, přes agendy navázané na spisovou službu (Czech POINT, základní registry, ...) až po ECDL školení a testy.

Energetika
Ubytování a turistika