O firmě | Kontakty | Povedlo se | Kariéra | Podpora | Youtube

× Facebook Sledujte nás na Facebooku Vyplatí se to ;-)

Úvodní stranaČlánky › Otevřený úřad - část II – ELEKTRONICKÝ SCHVALOVACÍ PROCES

Otevřený úřad - část II – ELEKTRONICKÝ SCHVALOVACÍ PROCES

Zveřejněno: 27.06.2013

S rozvojem elektronických dokumentů se otevřel prostor, jak zefektivnit proces elektronického schvalování prvotních ekonomických dokladů. Námi navrhované řešení umožní zákazníkům provádět schvalovací proces dokumentů evidovaných v systému Ginis®.

Předpokládáme, že elektronické obrazy agendových dokumentů (s vlastním PID) budou kolovat po úřadě ve schvalovacím procesu, který bude řízen administrací a dokumenty budou podepisovány s využitím Elektronické podpisové knihy (EPK).

Schvalovací role
V administraci budou zavedeny Kategorie schvalovacích rolí:

  • povinné ze zákona o finanční kontrole (budou používány pro speciální případ schvalovacího procesu „Předběžná finanční kontrola“):
    - Příkazce operace
    - Správce rozpočtu
    - Hlavní účetní
  • uživatelské (dle potřeb organizace)
    - např. Schvalující, Auditor, Kontrolor, atd.

Tyto role budou přiřazeny konkrétním funkčním místům, tedy bude řečeno, kteří pracovníci mohou vykonávat roli Příkazce operace, atd. Jeden pracovník může vykonávat i více schvalovacích rolí.

Šablona obecně popisuje schvalovací proces určitého typu dokumentu:

  • určuje, které role se účastní schvalovacího procesu
  • jejich pořadí
  • jaký úkon má každá role vykonat (podepsat/ schválit...)
  • zda schválení danou rolí je povinné pro celkové schválení dokumentu, atd.

Předpokládáme, že zpočátku bude založeno z výroby několik standardních šablon (např. „Předběžná kontrola před vznikem závazku“, „Předběžná kontrola po vzniku závazku“). Později bude možné v administraci založit také uživatelské schvalovací šablony (např. „Schválení v rámci odboru“, apod.) podle potřeb organizace.

Schvalovací proces u konkrétního dokumentu (např. rozpočtový doklad, smlouva, likvidační záznam) se bude řídit schvalovacím předpisem, který vznikne na základě vybrané šablony:

  • závazné údaje se budou přebírat ze šablony (role, pořadí...);
  • další údaje budou zadány uživatelem: zejména konkrétní funkce, které budou u tohoto dokumentu vykonávat požadovanou roli.

Jedná se o schvalovací proces s využitím Elektronické podpisové knihy (EPK) řízený pomocí šablon (předpisů), jimiž budou stanoveny schvalovací role, jejich pořadí a požadované úkony v rámci schvalovacího procesu.V současné době je rovněž možné vložit žádost o podpis elektronického dokumentu do EPK, ale nikoliv už řídit pořadí žádostí atd. (toto je neřízený schvalovací proces).

Předpokládáme, že řízený schvalovací proces by uživatel mohl využít u všech agendových dokumentů (např. u rozpočtového dokladu, smlouvy, nově i likvidačního záznamu v KDF, apod.). Uživatelé by si mohli definovat v administraci vlastní schvalovací šablony a provádět schvalování dokumentů v elektronické podobě pomocí Elektronické podpisové knihy (EPK).

V detailu každého agendového dokumentu (který má vlastní PID) bude zpřístupněno nové tlačítko Schvalovací proces, které otevře stejnojmenné okno Schvalovací proces (obrázek pro ilustraci níže). V něm uživatel vytvoří Schvalovací předpis pro tento konkrétní dokument tlačítkem Nový předpis: vybere šablonu a podle ní definuje požadované úkony s výběrem konkrétní funkce, jejich pořadí, datum, do kdy má být ten který úkon proveden, atd. Pokud to daná šablona umožní, bude také moci individuálně přidat další úkony, které nebyly definovány přímo v šabloně (tlačítko Nový úkon). Je-li vygenerován elektronický obraz schvalovaného dokumentu a definován schvalovací předpis, je možné vložit do Elektronické podpisové knihy (EPK) žádosti o podpis dokumentu podle tohoto předpisu (tlačítko Vložit do EPK). Schvalující osoby uvidí v EPK žádosti o podpis pro svou osobu, přičemž pořadí vyřizování těchto žádostí bude řízeno šablonou (předpisem). To např. znamená, že dokud první osoba v pořadí dokument neschválí (nepodepíše), nebude ho moci schválit a podepsat další v pořadí. Pokud první osoba dokument nepodepíše vůbec a její podpis je přitom povinný pro celkové schválení dokumentu, vrátí se dokument Zpracovateli k přepracování a žádosti o podpis pro další osoby v pořadí budou zrušeny. Schvalující osoby si budou moci v EPK zobrazit náhled agendového dokumentu a jeho přílohy (např. budou-li schvalovat likvidační záznam, budou se moci podívat i na příslušnou fakturu a její další přílohy). V okně Schvalovací proces bude zobrazen seznam všech úkonů (žádostí o podpis) k danému dokumentu a jejich stav: komu byla žádost poslána (role, funkce), kdy, požadovaný úkon (podepsat, schválit, podepsat a schválit, posoudit), jaký je aktuální stav žádosti (vyřízeno - schváleno, vyřízeno - neschváleno, nevyřízeno, apod.), atd.
 

Fotky:

Autor:

Ing. Zdeněk Kindl

Ředitel společnosti. Ŕídí firemní procesy, rozvoj lidských zdrojů, marketingový mix. Vykonává funkci compliance manažera.

tel. 602564366, email: zdenek.kindl@asi.cz