Technologické centrum v Lanškrouně (fungující od září 2011), resp. město Lanškroun, je velmi progresivní v tom, co nabízí obcím a příspěvkovým organizacím připojeným k projektu technologického centra.  

V současnosti mají obce technologického centra k dispozici hostovanou spisovou službu – tedy Systém správy dokumentů (SSD), Registr obyvatel (ROB), Registr obyvatel volby (ROV) a Matriku (MTK). Dále využívají navázání spisové služby a registrů na informační systém základních registrů (ISZR) za pomoci aplikační internetové brány (AIB).  Velmi frekventovaným produktem je i úřední deska.

Město Lanškroun pro své obce pravidelně organizuje metodická i produktová školení. Snaží se o sjednocení metodiky ve spisové službě a připravuje vzorové dokumenty pro obce, typickým příkladem je spisový řád.

Pilotní projekt jede od září

Další krok, který nyní v rámci rozvoje technologického centra Lanškroun nastává, je dokončení životního cyklu dokumentu v prostředí elektronické spisové služby. V průběhu září 2014 byl spuštěn pilotní projekt, kdy došlo k implementaci rozšířených služeb technologického centra ORP Lanškroun. Projekt se zabývá rozšířením hostované spisové služby SSD o část umožňující provést skartační řízení nad dokumenty a spisy evidovaných v elektronické spisové službě.

Do pilotního provozu byly záměrně vybrány obce s různým počtem obyvatel a řešící rozdílné agendy. Jedná se o obce Horní Čermná (1023 obyv.), Horní Třešňovec(624 obyv.) a Tatenice (865 obyv.).

Petra Marková, odborná referentka obce Horní Třešňovec, situaci ve svém úřadě komentuje těmito slovy: „Nové funkčnosti spisové služby (Spisovnu), jsme začali využívat ihned po zaškolení a vnímáme je jako přínos pro naši práci s dokumenty. Vše bylo srozumitelně vysvětleno a nastaveno dle našich požadavků. Jako přidanou hodnotu vnímáme konzultace k aktualizaci spisového řádu organizace pracovníky firmy ASI informační technologie, VAR GORDIC.“

Řešení použité v pilotním projektu spočívá v jednoduché přípravě balíků nad vyřízenými dokumenty a spisy. Následné předávání do elektronické spisovny, přípravě skartačního řízení, vše v prostředí elektronické spisové služby. Systém umožňuje uživatelům tisk velkého množství sestav (štítků balíků, skartačních balíků, výpůjčních lístků) a přehledů (archivní knihy, obsah úložných míst ve spisovně, …).

Cílem celého projektu je připravit pro obce funkční řešení a provádět jej v souladu s platnou legislativou, NSESSS a vnitřními předpisy úřadu. Snahou města Lanškroun je postupně zapojit do tohoto řešení i zbylých šestnáct organizací technologického centra.

Co dál?

I do budoucna má město Lanškroun plány. V návaznosti na budování krajské digitální spisovny na Pardubickém kraji, je logicky dalším zamýšleným krokem propojení elektronické spisové služby s digitální spisovnou a garantovaným uložištěm. To vše formou obousměrné komunikace předávání SIP balíčků a vyzvedávání DIP balíčků.

Autor: Mgr. Jaromír Filip