Aktuality

Úvodní stranaAktuality

 ASI informační technologie s.r.o. - Mohelnice

EPK – elektronická podpisová kniha je nový modul řady GINIS Express

29.12.2020


Díky novému modulu Elektronická podpisová kniha (dále jen EPK) si zjednodušíte a urychlíte schvalovací proces na Vaší organizaci. Již žádné papíry a pobíhání po organizaci.


EPK úzce spolupracuje s modulem KDF - kniha došlých faktur, případně OBJ - objednávky, SML – evidence smluv, či KOF – kniha odeslaných faktur.

EFK – elektronická finanční kontrola je proces, který musí být proveden, aby fakturu bylo možné uhradit, objednávku odeslat, smlouvu zveřejnit apod. A právě EPK provádí připojování elektronických podpisů průvodkám jednotlivým dokumentům dle zadaného scénáře navržené elektronické finanční kontroly.Všechny kroky procesu schvalování jsou zaznamenány v historii a vytvářejí tzv. auditní stopu.

 

Jak funguje elektronické schvalování např. u došlých faktur?


Začneme od začátku a to evidencí došlé faktury. Po prvotní evidenci je dobré se přepnout na záložku el. přílohy a uložit k faktuře její elektronický obraz, nebo využít provázanost na spisovou službu GINIS Standard a tento elektronický obraz si ze spisové služby převzít.

 
Při evidenci je již možné zvolit šablonu pro finanční kontrolu, tedy kdo schvalování bude provádět a v jakém pořadí, např. první bude příkazce operace, druhý správce rozpočtu a poslední hlavní účetní. Pak provedeme účtování předpisu došlé faktury.
 
Obec může zadat i návrh krytí (z jaké rozpočtové skladby bude faktura hrazena).
Tyto údaje se zobrazí na elektronické košilce a pomohou pro schvalování faktury. Dalším krokem je nové menu Faktury\Předání faktur k EFK. Zde si zvolíme faktury, které budeme předávat k elektronické finanční kontrole. Hromadně se pro tyto faktury vytvoří elektronická košilka dle požadované vzoru organizace a faktury jsou předány do modulu EPK.
 
V tuto chvíli není možné fakturu uhradit, pokud u ní není dokončena finanční kontrola. V programu je možné nastavit systém avíz, tedy příkazci operace přijde email, že v modulu EPK na něj čeká došlá faktura k posouzení. Příkazce operace si v EPK zobrazí elektronickou košilku k faktuře s jejím elektronickým obrazem. Pak se rozhodne, zda provede její schválení, nebo zamítnutí.
 
Při kladném vyřízení se na elektronickou košilku ukládá obrázek elektronického podpisu místo klasického ručního podpisu. Pokud takto kladně schválí fakturu i správce rozpočtu a hlavní účetní, faktura může být uhrazena. Schválenou elektronickou košilku je možné vytisknout a přiložit k faktuře, nebo již tisk neprovádět a nechávat ho jen v elektronické podobě v systému.
 
Tento elektronický systém zrychluje schvalovací proces na organizacích a vede k řádným kontrolám a schvalováním. Nutí organizaci řešit vše řádně, jak má a ne např. doplňovat podpisy na košilky zpětně po uhrazení faktury, jak to na některých organizacích bývá obvyklé.

 


Fotky:


Autor:

Jiří Ferbínek

Účetnictví

Odborník na ekonomická témata (Účetnictví, Pomocný analytický přehled, Evidence majetku - GINIS), kterým se věnuje již více než 12 let. Má bohaté zkušenosti s malými i velkými organizacemi.