Skartační plány a jejich aktualizace

Již v roce 2024 jsme upozorňovali na změnu legislativy, která vyšla již v červenci roku 2023 v níž se změnily spisové znaky.

Z původních 3 (S, V, A), zůstaly pouze 2 a to S – Stoupa a A – Archiválie.

Zatím stále platí přechodné období, kdy máte čas si spisové plány aktualizovat, ale protože čas je neúprosný, je potřeba se již na to zaměřit a učinit tak co nejdříve. 

V souvislosti s příchodem atestované elektronické spisové služby již podle legislativy nebude možné do nového systému nahrát staré plány v kterých je znak V – výběr.

Nový plán je potřeba upravit a nejlépe zkonzultovat s Vaším archivářem tak, aby byl platný nejlépe od Nového roku. V platnost ho můžete dát i během roku, ale potom bude potřeba mít dokumenty a spisy roztříděné do dvou plánů, a to jak v digitální podobě, tak i v papírové. Prakticky by to znamenalo, že byste museli mít v jednom roce 2 balíky na stejnou věc. 

Vzorové plány jsou již archiváři a ministerstvem veřejně dostupné, a to jak na stránkách ministerstva, tak je naleznete na Zemském archivu Opava v záložce metodika -> veřejnoprávní původci -> Vzory

Jsou zde jak vzory spisových, tak skartačních plánů pro obce, města, školy a příspěvkové organizace.

Po aktualizaci spisového plánu je potřeba myslet také na to, že je nutné nejenom nahlásit platnost archiváři, ale je také potřeba nový plán nahrát do elektronické spisové služby. S tím Vám pomůžeme my.