Aktualizace spisových a skartačních plánů je často podceňována. Jsou nedílnou součástí organizace, a proto by měly být průběžně kontrolovány a aktualizovány dle platné legislativy.

Spisový řád

• je směrnice, která upravuje, jakým způsobem je vedená spisová služba
• upravuje přesný a ucelený postup manipulace s dokumenty a spisy, které na organizaci přijdou nebo jsou na organizaci vytvořeny
• spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance organizace

Skartační plán

• je nedílnou součástí spisového řádu
• je to seznam spisových znaků, ke kterým náleží příslušné skartační znaky a skartační lhůty
• skartační plán určuje, co se stane, s kterým typem dokumentu po uběhnutí dané skartační lhůty, je-li archivován nebo skartován (trvale zničen)

Po překontrolování, případném opravení spisového a skartačního plánu, musí být zaslán příslušnému archivu na kontrolu i s informací, kdy nabude platnosti.

Při změně ve skartačním plánu by měl být informován také poskytovatel elektronické spisové služby, z důvodu nastavení oprav v systému elektronické spisové služby. V opačném případě bude v systému elektronické spisové služby veden starý skartační plán.

Vzory spisového řádu a skartačního plánu najdete na stránkách Národního archivu, které jsou aktualizovány a upravovány dle platné legislativy.