Rozvoj spisové služby – postřehy nejen z distribuce

Rozvoj elektronizací spisových služeb úřadů je v poslední době velice skloňované téma, a to hlavně díky aktivitě „shora“, a to převážně v dikci např. Ministerstva vnitra – odboru eGovernmentu nebo Národního archivu. Nejzajímavější a nejdůležitější poznatky jsme pro Vás vypíchli níže.

Zákon o právu na digitální služby

S příchodem zákona o právu na digitální služby (12/2020 Sb.), který nabyl účinnosti 1. 2. 2020, získávají občané mnoho nových práv vůči svým úřadům nová práva, a orgány veřejné moci dostávají nové povinnosti. Jednou z nich je povinnost OVM poskytovat digitální služby, a právo občana ji využívat.

Tyto nové povinnosti OVM lze splnit například implementací portálu pro občana. GORDIC portál občana pro spisovou službu GINIS je ideálním řešením jak pro občana, tak pro úřad. Občan díky němu může využít své nově nabyté právo využít digitální služby z pohodlí domova, a portál zajistí podání vyplněného formuláře do spisové služby, kde je po evidenci na podatelně automaticky přidělen správnému oddělení ke zpracování. Vytěžování údajů z formulářů je samozřejmostí pro zvýšení efektivity práce a spokojenosti občanů, kteří si přímo v portálu mohou ověřit stav zpracování svého podání.

Tyto služby jsou vázány na digitální identitu. Pro úřad je kritické, aby měl jistotu že osoba provádějící podání je opravdu osobou, za kterou se vydává. Tohoto lze docílit například přihlášením pomocí ověřeného účtu, národní identity, použitím vhodného elektronického podpisu nebo od příštího roku i bankovní identitou.

Hybridní pošta

Hybridní pošta je velice šikovný a mocný nástroj, jak posílat nejen velký objem poštovních zásilek mnohem rychleji, efektivněji a levněji. Systém spočívá v tom, že organizace provede odeslání elektronicky pomocí webových služeb pošty, která je následně teprve rozesílá fyzicky. Díky tomu odpadá zdlouhavá práce referentů s tiskem dokumentů, obálek, podacích archů, a tak dále, díky čemuž úkon trvající několik minut trvá pouhé vteřiny, a navíc za levnější tarif než u fyzického odeslání poštou.

Metodika vedení elektronických dokumentů

Národní archiv nedávno uvedl ve svém informačním listu, a s tímto se metodici GORDICu jednoznačně shodují, že jakmile existuje ve spisové službě elektronický dokument, pak by nikdy neměl být konvertován do listinné podoby, pokud toto není absolutně nezbytně nutné. Elektronický dokument má stejnou právní váhu jako dokument fyzický, a z postoje Národního archivu i Ministerstva vnitra je jednoznačně patrný směr, ve kterém budou úřady od papírů oproštěny úplně. Tomuto napomáhá i fakt, že i když úřad přijme fyzický dokument, může provést autorizovanou konverzi z moci úřední do elektronické podoby, která má právní váhu originálu, a u dlouhodobě vedených nebo archivovaných dokumentů umožňuje po třech letech zničit listinný originál.

Pro další informace se na nás neváhejte obrátit.

Jakub Jeřábek