Rozdíl mezi analogovým, digitálním, hybridním dokumentem
21.11.2025
Často se ptáte na příznaky, které máte u dokumentů nebo spisů ve Vaší spisové službě.
Jedná se o příznaky:
· A – ANALOGOVÝ – tento znak znamená, že daný dokument je analogový tedy papírový. V případě skartace bude potřeba ho mít dohledaný v papírové podobě.
· E nebo D – DIGITÁLNÍ – takovýto dokument je pouze v elektronické podobě. Je tedy elektronicky podepsaný a časově oražený. Takový dokument může být buď doručený datovou schránkou, emailem nebo jsou to Vaše vlastní dokumenty, které do spisové služby vložíte ve Wordu a následně zkonvertujete, podepíšete a časově orazíte. Vlastní dokumenty by takto měly být všechny.
Tyto dokumenty není při skartačním řízení potřeba hledat v papíru. Archiváři je budou chtít předat pouze v digitální podobě.
· H – HYBRIDNÍ – v tomto případě se v převážné většině jedná o spisy. V takovém spisu jsou tedy vloženy dokumenty jak analogové, tak digitální.
Tyto příznaky jsou viditelné nejen na dokumentu, ale také například v podacím deníku, transakčním protokolu, obsahu balíku, spisu nebo také na skartačním návrhu.
Můžete se také setkat s dokumentem, který je označený jako ANALOGOVÝ DOKUMENT S DIGITÁLNÍ KONVERZÍ. To znamená, že papír je originál, ale současně jste pro snadnější dohledání daný dokument naskenovali. V tomto případě musíte pro archiváře mít dohledaný papír. Přiložený PDF soubor je totiž pouhý sken a není to originál.
Fotky:
Autor:
Stanislava Komárková
Organizátor školení
Je součástí vzdělávacího týmuwww.efektivniskoleni.cz, v rámci GORDIC školení je zaměřena na spisovou službu.